Código Notarial

Notariado público El notariado público es la función pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él.

Definición de notario público El notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial. En leyes, reglamentos, acuerdos y documentos, cuando se use la palabra notario debe entenderse referida al notario público.

Requisitos. Para ser notario público y ejercer como tal, deben reunirse los siguientes requisitos: a) Ser de buena conducta. b) No tener impedimento legal para el ejercicio del cargo. c) Ser licenciado en Derecho, con el postgrado en Derecho Notarial y Registral, graduado de una universidad reconocida por las autoridades educativas competentes; además, haber estado incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica al menos durante dos años y, con la misma antelación, haber solicitado la habilitación para ejercer el cargo. (Nota de Sinalevi: Véase infra, transitorio VII, sobre la entrada en vigencia de este inciso) (Nota de Sinalevi: Mediante el artículo único de la "Resolución sobre los Requisitos para la Autorización, Inscripción y Habilitación como Notario Público", N° 1611 del 04 de agosto del 2004, La Dirección Nacional de Notariado ha interpretado tácitamente este inciso de la siguiente manera: "aclarando que el grado académico mínimo para ser Notario Público es el de Especialista en Derecho Notarial y Registral") d) Poseer residencia fija en el país, salvo los notarios consulares. e) Tener oficina abierta al público en Costa Rica, excepto si se trata de notarios consulares. f) Hablar, entender y escribir correctamente el español. Los extranjeros que cumplan con los requisitos anteriores podrán ejercer el notariado siempre que en su país de origen se otorgue el mismo beneficio a los notarios costarricenses, en igualdad de condiciones. En caso de las personas con discapacidad visual o discapacidad auditiva, que estén autorizadas para ejercer la función notarial, deberán contar con la asistencia de apoyos y medios tecnológicos que les permitan ejercer esa función, tutelando la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias. Tales apoyos se ajustarán a los requerimientos de la persona con discapacidad y se verificarán a través de certificación emitida por la entidad que se defina por la vía reglamentaria. No está permitido al notario público delegar sus funciones en terceras personas.

Impedimentos. Están impedidos para ser notarios públicos: a) Las personas con discapacidad física, mental, sensorial y psicosocial sin contar con la certificación que al efecto rinda la entidad que se defina por la vía reglamentaria. Dicha certificación evaluará la aptitud de la persona con discapacidad para hacer uso de los apoyos y los medios tecnológicos para el ejercicio de la función notarial, de forma tal que se tutele la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias.

Condiciones necesarias para ejercer el notariado con discapacidad visual o discapacidad auditiva. Las personas con discapacidad visual o discapacidad auditiva podrán ser habilitadas para el ejercicio del notariado, siempre y cuando cuenten con los apoyos y los medios tecnológicos que les permitan ejercer dicha función y se tutele la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias. Las especificaciones de los apoyos y los medios tecnológicos para el ejercicio de la función notarial, tanto para comunicarse de manera efectiva como para cumplir con los estándares de seguridad necesarios, serán definidos por la vía reglamentaria. Todo acto realizado o documento extendido, por un notario con discapacidad visual o discapacidad auditiva, podrá incluir una manifestación expresa de que se trata de un notario con discapacidad visual o discapacidad auditiva.

Excepciones. Se exceptúan de la prohibición contenida en el inciso f) del artículo anterior: a) Las personas que laboren como docentes en entidades educativas. b) Quienes sean magistrados, jueces o alcaldes suplentes, cuando sirvan en tales cargos por menos de tres meses. Si las designaciones excedieren de este lapso, los notarios deberán comunicarlas a la oficina respectiva y, de inmediato, devolverán el protocolo con la razón correspondiente en el estado en que se halle. c) Los notarios de la Notaría del Estado y los funcionarios consulares, quienes se regirán, en lo pertinente, por las excepciones resultantes de la presente ley y las disposiciones legales rectoras de estas dependencias. d) Los funcionarios de los Poderes Ejecutivo y Legislativo, las instituciones públicas y municipalidades, contratados a plazo fijo, excluidos del Régimen de Servicio Civil y que no gocen de sobresueldo ni compensación económica de ninguna clase por prohibición o dedicación exclusiva, siempre que no exista superposición horaria ni disposición en contrario, en la legislación reguladora del órgano o institución donde se presten los servicios.

Deberes del notario Además de las obligaciones y los deberes resultantes de la presente ley, los notarios públicos están obligados a tener una oficina abierta al público y brindar los servicios que se les requieran, de lo cual solo pueden excusarse por causa justa, moral o legal. Deben asesorar debidamente a quienes les soliciten los servicios para la correcta formación y expresión legal de su voluntad en los actos jurídicos que realicen.

Un cincuenta por ciento (50%) de este aumento, producto de las operaciones notariales inscribibles en el Registro Nacional, será girado por el Colegio de Abogados de Costa Rica a la Dirección Nacional de Notariado, para financiar sus funciones. Estas sumas serán giradas según información contable remitida por el Registro Nacional al Colegio de Abogados una vez al mes, el cual deberá girar, a la Dirección Nacional de Notariado, a más tardar quince días después de recibida la información indicada. El cincuenta por ciento (50%) restante del producto de este aumento ingresará al Colegio de Abogados, como contribución forzosa que los notarios aportarán a dicha corporación para sostenerla, así como para formar y acrecentar el fondo de pensiones y jubilaciones aludido en el artículo 3. Este aumento se pagará mediante el timbre de abogados, el cual se agregará y cancelará en todo testimonio que se expida, salvo si se ha cancelado en la matriz.'

Prohibiciones Prohíbese al notario público: a) Atender asuntos profesionales de particulares en las oficinas de la Administración Pública, instituciones estatales descentralizadas o empresas públicas estructuradas como entidades privadas, donde preste sus servicios. b) Autorizar en la Administración Pública, instituciones estatales descentralizadas o empresas públicas, de las cuales reciba salario o dieta, actos o contratos jurídicos donde aparezcan como parte sus patronos o empresas subsidiarias. No obstante, podrá autorizarlos siempre que no cobre honorarios por este concepto. Sin embargo, los notarios en régimen de empleo público podrán cobrar los honorarios correspondientes a los particulares, en los casos de formalización de escrituras relacionadas con los fondos de ahorro y préstamo que funcionen adscritos a cada institución, y no correspondan a la actividad ordinaria del ente patronal. c) Autorizar actos o contratos en los cuales tengan interés el notario, alguno de los intérpretes o los testigos instrumentales, sus respectivos cónyuges o convivientes, ascendientes, descendientes, hermanos, tíos o sobrinos por consanguinidad o afinidad. Se entenderá que ese interés existe en los actos o contratos concernientes a personas jurídicas o entidades en las cuales el notario, sus padres, cónyuge o conviviente, hijos y hermanos por consanguinidad o afinidad, tengan o ejerzan cargos como directores, gerentes, administradores o representantes legales. d) Autorizar actos o contratos contrarios a la ley, ineficaces o los que para ser ejecutados requieran autorización previa, mientras esta no se haya extendido, o cualquier otra actuación o requisito que impida inscribirlos en los registros públicos. e) Ejercer el notariado, simultáneamente, en más de tres instituciones estatales descentralizadas y en empresas públicas estructuradas como entidades privadas.

Regulaciones para la Administración Pública Queda prohibido a la Administración Pública contratar a un mismo notario en más de tres instituciones simultáneamente. Para velar por el cumplimiento de esta disposición, la Dirección Nacional de Notariado llevará en sus registros de inscripción una lista de notarios. Asimismo, la Administración deberá comunicar a esta Dirección la contratación de los notarios, a fin de establecer el respectivo control. Cuando en los actos o contratos jurídicos en que sean parte el Estado, sus empresas, las instituciones autónomas y semiautónomas, sean autorizados por notarios que devenguen salario, dieta u otra remuneración de la institución respectiva, quien los autorice no podrá cobrar honorarios profesionales al Estado ni a terceros.

Seguro de responsabilidad civil profesional para notarias y notarios habilitados en la Dirección Nacional de Notariado e incorporados al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica. Se establece el Seguro de Responsabilidad Civil para Profesionales en Notariado, el cual será un requisito obligatorio para todas las personas que ejerzan la función notarial y estén habilitados en la Dirección Nacional de Notariado e incorporados al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica. Este seguro tendrá como objetivo garantizar a las partes y terceros el pago de una eventual indemnización por los daños y perjuicios causados en el ejercicio de la función notarial, constituyéndose en una garantía por concepto de responsabilidad civil debidamente comprobada. Este seguro tendrá las siguientes características: a) Se podrá adquirir de forma anual con alguna de las entidades aseguradoras autorizadas por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica, de conformidad con la Ley 3653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros, de 22 de julio de

2008. b) La responsabilidad es individual, no es gremial ni solidaria. c) El monto mínimo de cobertura por período póliza será el equivalente a 55 salarios base de un oficinista 1 definidc en el artículo 2 de la Ley 7337, de 5 de mayo de

1993. d) Los notarios y las notarías tendrán la obligación de reportar, a la Dirección Nacional de Notariado, el pago anual de esta póliza, con un mes calendario de antelación al vencimiento anual periódico del año anterior. Esta Dirección emitirá los lineamientos correspondientes para regular los procedimientos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de esta obligación. Esta Dirección también está facultada para contratar con una entidad aseguradora autorizada por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica para suscribir una póliza colectiva o grupal o ambas, bajo el esquema de contratación voluntaria, siendo optativo para cada profesional de notariado suscribir la póliza bajo esta modalidad. Se faculta al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica para que contraten en calidad de tomador del seguro con una entidad aseguradora autorizada por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica y suscriban pólizas grupales o colectivas o ambas, bajo el esquema de contratación voluntaria, siendo optativo para cada profesional de notariado suscribir la póliza bajo esta modalidad; esto en virtud de las funciones y los objetivos gremiales que la ley le otorga y acorde con lo normado por la presente ley.

Solicitud de inscripción. La persona interesada en que se le autorice para ejercer la función notarial, deberá solicitarlo por escrito a la Dirección Nacional de Notariado. La solicitud deberá acompañarse de los siguientes documentos: a) El título que lo acredite como abogado inscrito en su Colegio, con dos años en el ejercicio de la profesión. (Nota de Sinalevi: Véase infra, transitorio VII, sobre la entrada en vigencia de este inciso) b) El título de especialista en Derecho Notarial y Registral.

Trámite y resolución Si la solicitud está en debida forma, a costa del interesado, en La Gaceta y en un periódico de circulación nacional se publicará un aviso en el cual se invitará, a quien conozca de hechos o situaciones que afecten la conducta del interesado para el ejercicio de la función notarial, para que los comunique dentro de los quince días siguientes a la publicación. Cumplidos los requisitos y presentadas las solicitudes en debida forma, deberán ser resueltas por la Dirección Nacional de Notariado, dentro del mes siguiente. La Dirección queda facultada para requerir, al Registro Judicial de Delincuentes, una certificación de los antecedentes penales del gestionante.

Prueba y publicidad de la autorización Aprobada la solicitud, la Dirección Nacional de Notariado expedirá la licencia de notario público, la cual será firmada por el director. La inscripción se practicará en el registro respectivo. Toda autorización y suspensión acordadas por la Dirección se publicarán en La Gaceta y se comunicarán a las dependencias que esta Dirección estime conveniente.

Inhabilitación Los notarios públicos serán inhabilitados temporalmente cuando: a) Sean suspendidos disciplinariamente por el órgano competente. b) Surja algún hecho que conforme al artículo 4 impida el ejercicio de la función notarial; en tal caso, la suspensión se mantendrá mientras dure el impedimento. c) Abandonen el país por más de seis meses. En esta circunstancia, la suspensión se mantendrá durante toda la ausencia. d) Lo soliciten voluntariamente. e) No se encuentren al día con el pago anual de la póliza de Responsabilidad Civil Profesional.

Notario consular. Los cónsules de Costa Rica en el extranjero ejercerán el notariado público en su circunscripción territorial, respecto de los hechos, actos o contratos que deban ejecutarse o surtir efecto en Costa Rica. Ejercerán la función de conformidad con este código. Para el notariado consular no se aplicará lo dispuesto en el inciso c) del artículo 3 de esta ley. Corresponde a los notarios consulares vigilar y atender todas las disposiciones, prohibiciones y demás estipulaciones que asumen los notarios públicos de acuerdo con el presente código. Serán igualmente sancionables y su función estará sujeta a la fiscalización del órgano correspondiente. La dejación del cargo produce, de pleno derecho, la cesación de la función notarial y la obligación de devolver el protocolo, con la razón de cierre correspondiente y en el estado de uso en que se halle. Cuando la cesación se produzca, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto debe comunicarla a la Dirección Nacional de Notariado y al Archivo Notarial.

Responsabilidades. Los notarios públicos son responsables por el incumplimiento de sus obligaciones y deberes profesionales, así como por la violación de las leyes y sus reglamentos. Esta responsabilidad puede ser disciplinaria, civil o penal. Carecerá de validez cualquier manifestación de las partes en que el notario sea relevado de responsabilidad por el incumplimiento de sus obligaciones.

Responsabilidad Civil. La indemnización por los daños y perjuicios ocasionados por la actuación del notario público a los otorgantes, partes o terceros, será cubierta una vez que lo establezca una resolución judicial firme, dictada en la jurisdicción común o la vía disciplinaria. Para indemnizar, se hará efectiva la garantía rendida, sin perjuicio de la responsabilidad personal del notario por cualquier saldo en descubierto.

Responsabilidad penal Compete a los tribunales penales establecer la responsabilidad penal de los notarios conforme a la ley.

Responsabilidad disciplinaria Los notarios serán sancionados disciplinariamente, según este código, por el incumplimiento de la ley, sus reglamentos, las normas y los principios de la ética profesional, las disposiciones que dicten la Dirección Nacional de Notariado y cualquiera de sus órganos encargados de cumplir funciones relacionadas con la actividad notarial.

Dependencia de las responsabilidades Las responsabilidades indicadas en los artículos anteriores, no son excluyentes entre sí. Los notarios pueden ser sancionados en distintos campos en forma independiente, simultánea o sucesiva, a excepción de los casos que deban excluirse en virtud de la fuerza de cosa juzgada de las sentencias judiciales. Los tribunales del país que conozcan de procesos relacionados con actuaciones indebidas de los notarios públicos, deberán comunicarlo de inmediato a la Dirección Nacional de Notariado, para que proceda de conformidad.

Pluralidad de notarios públicos Si dos o más notarios actuaren en conjunto, todos serán solidariamente responsables por las faltas u omisiones, salvo si las circunstancias revelaren que son imputables solo a uno o algunos de ellos.

Naturaleza y ámbito de competencia. La Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional. Tendrá personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual, administrar sus recursos y su patrimonio. La Dirección Nacional de Notariado formulará y aprobará su anteproyecto de presupuesto. El presupuesto estará constituido por los recursos dispuestos en esta ley y no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten, de alguna forma, su ejecución y funcionamiento.

Consejo Superior Notarial Las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices de la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo del Consejo Superior Notarial, conformado por cinco personas propietarias. Se designará, además, una persona suplente por cada propietaria. Este Consejo estará integrado por representantes que posean el título de abogado y notario público, de las siguientes instituciones: a) Un representante del Ministerio de Justicia y Paz. b) Un representante del Registro Nacional. c) Un representante de las universidades públicas nombrado por el Consejo Nacional de Rectores (Conare), con experiencia docente en materia notarial y registral de por lo menos diez años. d) Un representante de la Dirección General del Archivo Nacional del Ministerio de Cultura y Juventud. e) Un representante del Colegio de Abogados de Costa Rica. El Consejo elegirá, de su seno, a un secretario o secretaria y a un presidente o presidenta. Las personas miembros del Consejo Superior Notarial y sus suplentes serán designadas por el Consejo de Gobierno, por un plazo de cinco años prorrogables indefinidamente por períodos iguales, de ternas que le envíen cada una de las entidades indicadas. Las ternas deberán respetar la alternabilidad de género. Las personas designadas requieren lo siguiente:

1) Tener al menos diez años de ejercicio notarial y/o docencia universitaria en materia notarial y registral, en el caso de los representantes del Colegio de Abogados y las universidades públicas y, al menos cinco años de experiencia en la función pública vinculada directamente a la actuación notarial y registral, para los demás representantes de las instituciones estatales.

2) Poseer reconocida solvencia moral.

3) No haber sido suspendidas o inhabilitadas por falta grave en los últimos diez años antes de su designación, por razón de su ejercicio como notario público o abogado.

4) No haber sido condenadas en los últimos diez años, por delitos contra la propiedad, buena fe, administración de justicia, fe pública o delitos relativos a la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, N.° 8204, de 26 de diciembre de 2001, y sus reformas. En la conformación del Consejo Superior Notarial, el Consejo de Gobierno deberá respetar la equidad de género. Tanto las personas propietarias del Consejo Superior Notarial, como las suplentes, laborarán ad honórem. Salvo que exista una ley o un convenio expreso que lo prohíba, los miembros del Consejo Superior Notarial podrán ejercer la profesión de notario público previa habilitación. Los suplentes deberán cumplir los mismos requisitos establecidos para el titular. Las atribuciones del Consejo Superior Notarial son las siguientes: i) Emitir los lineamientos y las directrices de acatamiento obligatorio para el ejercicio del notariado y todas las decisiones relativas a la organización, supervisión, control, ordenamiento y adecuación del notariado costarricense. Estas resoluciones tendrán fuerza ejecutiva y deberán publicarse en el Diario Oficial. ii) Decretar la inhabilitación de los notarios cuando sobrevenga alguno de los supuestos indicados en el artículo 4 de esta Ley. iii) Imponer las sanciones disciplinarias, que disponga el presente Código, siempre que por ley no le competan a los órganos jurisdiccionales. iv) Conocer en alzada lo resuelto por el director ejecutivo, en los casos de denegatoria de habilitación y de inhabilitación. v) Cooperar o coadyuvar en la realización de revisiones periódicas de los contenidos de los programas de la enseñanza del Derecho Notarial y efectuar recomendaciones. vi) Evacuar las consultas que le sean planteadas sobre el ejercicio de la función notarial. Los pronunciamientos resultantes serán de acatamiento obligatorio para todos los notarios públicos. vii) Determinar los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales para su validez. viii) Nombrar a la persona que ocupe el cargo de director ejecutivo y designar a su sustituto en caso de ausencia temporal.

Director ejecutivo Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial. El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales. Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes: a) Juramentar a los notarios públicos e inscribirlos en el registro que debe llevarse para tal efecto. b) Mantener un registro actualizado de las direcciones exactas de los notarios públicos y de sus oficinas o despachos. c) Llevar un registro de firmas de los notarios y de los sellos que deben utilizar en sus actuaciones, así como cualquier otro medio idóneo de seguridad que acuerde el Consejo Superior Notarial. d) Llevar un registro de las sanciones disciplinarias que se les impongan a los notarios y velar por que se cumplan efectivamente. e) Autorizar la entrega de tomos de protocolos. f) Velar por que los protocolos de los notarios fallecidos, suspendidos o incapacitados, sean entregados a la entidad respectiva. En estos casos, el director ejecutivo queda facultado para requerir, trasladar y entregar los tomos respectivos. g) Realizar inspecciones en las oficinas de los notarios públicos, a efecto de fiscalizar que tengan oficina abierta al público y cumplan la ley, las disposiciones, las directrices y los lineamentos de acatamiento obligatorio. Durante las inspecciones, que deberán realizarse con aviso previo, la Dirección está facultada para requerir los documentos y las informaciones necesarios para el adecuado cumplimiento de sus atribuciones fiscalizadoras. h) Denunciar a los notarios ante el Consejo Superior Notarial, cuando estime que han cometido alguna irregularidad que merezca sanción. i) Tramitar y llevar a cabo la reposición total o parcial de los protocolos. j) Listar las empresas autorizadas, en forma exclusiva, para suplir los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales y los tomos de protocolo. k) Llevar un listado de quienes se desempeñen como notarios externos en las instituciones estatales descentralizadas y empresas públicas estructuradas como entidades privadas. 1) Autenticar la firma de los notarios, en los casos en que la ley así lo requiera. m) Ejecutar los acuerdos que, según esta Ley, le corresponde tomar al Consejo Superior Notarial. n) Ejercer la representación legal de la Dirección Nacional de Notariado. ñ) Instruir de oficio o a solicitud de parte la causa en los procedimientos disciplinarios contra los notarios que se elevarán ante el Consejo Superior Notarial. o) Participar en todas las sesiones del Consejo Superior Notarial, con voz pero sin voto. p) Todas las demás atribuciones que le sean asignadas por el Consejo Superior Notarial.

Requisitos para ocupar el cargo de director ejecutivo Para ser nombrada director ejecutivo, la persona designada deberá reunir los siguientes requisitos: a) Tener al menos diez años de experiencia profesional en el ejercicio notarial. b) Poseer reconocida solvencia moral. c) No haber sido suspendida o inhabilitada por falta grave en los últimos diez años antes de su designación, por razón de su ejercicio como notario público o abogado. d) No haber sido condenada en los últimos diez años, por delitos contra la propiedad, buena fe, administración de justicia, fe pública o delitos relativos a la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, N.° 8204, de 26 de diciembre de 2001, y sus reformas. El nombramiento en el cargo de director ejecutivo es incompatible con el ejercicio de la función notarial, salvo para los suplentes, en tanto la sustitución no supere los tres meses continuos.

Recursos y agotamiento de la vía administrativa Las resoluciones del Consejo Superior Notarial tendrán únicamente recurso de reconsideración. Las resoluciones que dicte el director ejecutivo tendrán únicamente recurso de reconsideración, excepto las que impliquen la denegatoria de habilitación, la inhabilitación o cualquier otra sanción disciplinaria contra el notario, las cuales tendrán recurso de revocatoria con apelación en subsidio ante el Consejo Superior Notarial. Todos los recursos deberán interponerse conjuntamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación del acto que se recurre. Resueltos definitivamente los recursos formulados, se tendrá por agotada la vía administrativa, como acto final, tal como lo dispone el inciso c) del artículo 36 del Código Procesal Contencioso Administrativo, Ley N.° 8508, de 28 de abril de 2006.

Financiamiento Para el cumplimiento de sus fines, la Dirección Nacional de Notariado se financiará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 185 de este Código, así como mediante el producto del cobro de los servicios administrativos que realice la Dirección por medio de sus órganos, tales como autorización de tomos de protocolo, la autenticación de firmas y la reposición de tomos. Las tarifas para el cobro de los servicios administrativos se definirán por medio del reglamento que deberá emitir el Consejo Superior Notarial.

Atribuciones En el Archivo Nacional existirá un Archivo Notarial, cuyas funciones son: a) Conservar los protocolos de los notarios, una vez devueltos o depositados provisionalmente. b) Expedir testimonios y certificaciones de las escrituras de los protocolos depositados en esa oficina. c) Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos. d) Recibir los índices notariales y llevar su control en la forma y el tiempo que determine el presente código. e) Denunciar, a las autoridades correspondientes, cualquier anomalía que se descubra en el ejercicio de la función notarial. f) Otras atribuciones resultantes de la ley.

Deber de presentar índices Los notarios públicos y funcionarios consulares en funciones de notarios, deben presentar, quincenalmente, al Archivo Notarial índices con la enumeración completa de los instrumentos autorizados y los requisitos que señale esta oficina.

Presentación de los índices Los índices quincenales deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes. Los notarios podrán remitirlos al Archivo Notarial, por correo certificado o cualquier otro medio que este autorice, con indicación del contenido. Cuando se envíen por correo certificado, se tomará como fecha de presentación la señalada en el recibo extendido por la oficina de correos. Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiere copia del índice con razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo. (Nota de Sinaledvi: Mediante el artículo único de la Ley de presentencación electrónica de los índices notariales, N° 10798 del 16 de noviembre del 2025 se reformará el presente artículo. De conformidad con lo establecido en el transitorio 2° de la indicada norma la misma empieza a regir un año después de su publicación, es decir, el 12 de diciembre del 2026 por lo que a partir de esa fecha el texto de dicho numeral será el siguiente: "

Presentación de los índices Los índices quincenales de instrumentos públicos y protocolizaciones deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes. Los notarios deberán remitirlos al Archivo Notarial, de manera digital, a través de la plataforma tecnológica establecida por el Archivo Nacional por medio del reglamento correspondiente, con indicación del contenido. Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiera el indice con razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo. El Archivo Nacional establecerá los mecanismos de cobro a las personas usuarias y definirá la suma que corresponda cancelar por el uso y mantenimiento de la plataforma tecnológica utilizada para enviarlos, de acuerdo con las normas sobre análisis de los costos de operación. La información contenida en los índices puede ser consultada por instituciones públicas, cuando haya de por medio un interés público, para fines de control, fiscalización o registro, mediante los mecanismos que establezca el reglamento correspondiente. En ningún caso se podrá dar a conocer datos sensibles regulados en la Ley 8968, Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011. El Reglamento para la Presentación de Índices establecerá, además, el procedimiento para que instituciones públicas puedan cumplir con lo dispuesto en este artículo.")

Corrección de los índices Una vez presentado el índice, no procederá corregir la información declarada en él, salvo los simples errores materiales. Por ninguna circunstancia, podrá invalidarse en el protocolo un instrumento reportado en el índice como debidamente otorgado ni podrá convalidarse uno que ya se haya informado como no autorizado.

Índices de notarios públicos ausentes del país Cuando los notarios públicos se ausenten del país, ya sea que lleven o no el tomo del protocolo, deben presentar los índices en la forma prevista en este capítulo. Se exceptúan de esta obligación quienes hayan depositado su protocolo en el Archivo Notarial.

Competencia material de la función La persona autorizada para practicar el notariado, en el ejercicio de esta función legitima y autentica los actos en los que interviene, con sujeción a las regulaciones del presente código y cualquier otra resultante de leyes especiales, para lo cual goza de fe pública. Las dependencias públicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento óptimo de su función.

Efectos de la fe pública El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de ley. En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él.