Reglamento para la Presentación de Índices

—Período de presentación: a- El índice de instrumentos públicos se presentará dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días 15 y último de cada mes. b- Si el índice de instrumentos públicos se presenta en forma extemporánea, el Notario deberá comprobar su depósito ante la Dirección Nacional de Notariado a través del medio que esta Dirección señale.

— Medios de presentación. El índice podrá ser presentado: a- En forma personal en el Edificio del Archivo Nacional en el área destinada para ello. b- Por correo certificado declarado. En estos casos si el Notario envía original y copia, tendrá tres meses para retirar las copias, pasado este plazo se eliminarán. El sobre deberá indicar con claridad el remitente y su dirección. c- Por Internet, mediante el servicio INDEX, prestado por el Archivo Nacional. d- Por cualquier otra forma que establezca la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

—Del recibo oficial del índice: a- La fecha oficial de recibo de los índices presentados por el medio indicado en el artículo 2º inciso a) de este Reglamento, será la que indique el sello estampado por el funcionario del Archivo Notarial autorizado para ello, quien firmará el original y la copia respectiva. b- De acuerdo con el artículo 27 del Código Notarial, la fecha de recibo oficial de los índices remitidos por correo certificado declarado será la que conste en el recibo oficial extendido por la oficina de correos. c- La fecha oficial de recibo de los índices presentados vía Internet será la fecha de envío del documento que conste en el servidor oficial, de lo cual el notario recibirá un acuse de recibo automático.

—Notarios que deben presentar índices: a- Están obligados a presentar índices de instrumentos públicos todos aquellos Notarios y funcionarios consulares habilitados en el ejercicio del notariado, tengan o no tomo de protocolo. b- Se exceptúan aquellos Notarios que hayan depositado temporalmente el tomo de protocolo en el Departamento Archivo Notarial, por salida del país mayor a 3 meses y menor a 6 meses.

—Del notario público y consular: Cuando se use la palabra notario en el presente Reglamento, debe entenderse referida tanto al notario público como al notario consular.

—Formalidades del documento: a- En papel de seguridad notarial. b- La información debe ser impresa en forma horizontal. c- Escrito a máquina con tamaño de letra visible. d- Sin borrones, tachaduras, enmiendas ni entrerrenglonaduras. e- Firma original del Notario. f- Sello blanco del Notario. g- Timbre del Archivo Nacional de ¢20

—Información que debe contener el índice: a- Nombre del Notario consignado así: Apellidos, nombre. b- Número de carné del Colegio de Abogados (código). c- Quincena y mes, ambos en letras, y el año correspondiente. d- Por cada instrumento público se consignará la siguiente información: 1- Número de tomo de protocolo en uso o en su defecto informar que no posee, aún cuando no cartule en la quincena correspondiente. 2- Número de folios donde inicia y donde concluye el instrumento público. En caso de no haberse otorgado ningún instrumento público se consignará expresamente esta razón. 3- Número de instrumento público. 4- Fecha de otorgamiento del instrumento público. 5- Hora de otorgamiento del instrumento público. 6- Acto o Contrato. 7- Nombre y apellidos de los otorgantes. En caso de actas y protocolizaciones se consignará el nombre de la persona física o jurídica que lo solicita. 8- La información solicitada en los numerales b, d1, d2, d3, d4 y d5 de este artículo, deberá consignarse en números arábigos.

—De los errores: a-De conformidad con el artículo 28 del Código Notarial podrán corregirse los simples errores materiales en los Índices. Se considerará que se trata de simples errores materiales, cuando se informe equivocadamente la quincena, el mes o año a que se refiere el Índice, el número de tomo, de folio, de instrumento público, del carné del notario, el nombre o apellidos del notario o el consignar de manera invertida los apellidos de las partes. Estos errores se corregirán por medio de nota al pie del índice respectivo, que consignará y firmará el notario o por medio de una carta donde se especificará claramente la quincena que se corrige y cómo debe leerse la información correctamente. b-La omisión de instrumentos públicos se subsanará por medio de la presentación de un índice adicional. Para la aceptación del índice adicional, se requiere que el notario interesado compruebe por medio de una declaración jurada, la existencia y validez de la información del o los instrumentos que pretende adicionar. En razón de la seguridad jurídica, el índice adicional deberá presentarse como plazo máximo el quinto día de presentación del índice principal de la quincena posterior. c-La corrección de errores no contemplados en los incisos a) y b) de este artículo; por ejemplo: la corrección de la hora, la fecha, el tipo de acto o contrato, nombres de las partes o la existencia y los datos de conotarios; se verificará por medio de una declaración jurada donde se especificará claramente la información que se corrige y como debe leerse. d-Por ningún motivo se devolverá un índice ya recibido por el Archivo Notarial. e-No se podrá variar la información consignada relativa a la validez o no de un instrumento público ya reportado.

—Información adjunta: a- Con base en los artículos 25 y 143 inciso j) del Código Notarial, si en el índice se informa el otorgamiento de un testamento, se adjuntará la ficha descriptiva que facilita el Departamento Archivo Notarial y copia simple del instrumento público, firmado y sellado por el Notario, con el fin de integrar la información al registro de testamentos. b- Con base en el artículo 97 del Código Notarial, si en el índice se informa el otorgamiento de un instrumento público en el cual se adicione, rescinda o modifique en cualquier forma el contenido de una escritura pública, o se revoque o modifique un testamento o un poder especial y el tomo del protocolo del principal se encuentre depositado en el Departamento Archivo Notarial; en documento adjunto al índice en el formato determinado por este Departamento, se informarán todos los datos de ambos instrumentos públicos con el fin de consignar la nota marginal de referencia o en su defecto, el Notario debe dar fe en el mismo índice que el tomo del protocolo donde se otorgó la escritura principal, no se encuentra depositado en dicho Departamento.

—Conotariado: a- El deber de informar los instrumentos públicos otorgados en conotariado corresponde al notario depositario y responsable del protocolo en el que se otorga el o los instrumentos públicos. b- El notario deberá indicar al pie del índice en cuáles de los instrumentos públicos informados actuó en conotariado y el nombre del o los conotarios.

— Requisitos. Podrán presentar índices vía Internet, aquellos notarios que: a. Suscriban el documento de afiliación al servicio INDEX y cancelen el precio que la Junta Administrativa del Archivo Nacional establezca al efecto. b. Acepten expresamente acatar los términos y condiciones correspondientes, así como los Lineamientos para el servicio de presentación de índices vía Internet.

— Formalidades del documento. El índice electrónico deberá cumplir con las siguientes formalidades: a) El Notarlo Público deberá utilizar la firma digital para acceder al sistema que autoriza el envío de índices de instrumentos públicos por Internet. Para efectos de la presentación de índices por medio de este formato, el uso de la firma digital presume que el índice fue debidamente firmado por el Notario a quien ésta corresponda. b) El Notario deberá cancelar por cada índice un timbre del Archivo Nacional de ¢20 (veinte colones). Dicho monto se encontrará comprendido dentro del precio que el usuario deberá cancelar al Archivo Nacional por afiliación al servicio.

—Información que debe contener el índice: El índice electrónico deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 7° de este Reglamento.

—De los errores: La corrección de errores en los índices de instrumentos públicos presentados por Internet, se regirá por lo establecido en el artículo 8 del presente Reglamento. Se procederá a ello mediante el empleo de una fórmula electrónica especial denominada “Índice adicional”, en la cual se señalará claramente el error que se pretende corregir y a qué índice corresponde. Esta fórmula se remitirá al Departamento Archivo Notarial también por vía electrónica.

—Información adjunta al índice: a- En caso de informarse el otorgamiento de testamentos, junto con el índice deberá remitirse además, un archivo de texto en formato de uso corriente, conteniendo el texto completo del testamento. b- Para actualizar el registro de testamentos el sistema automáticamente trasmitirá la información. c- Si en el índice se informa el otorgamiento de un instrumento público en el cual se adicione, rescinda o modifique, en cualquier forma, el contenido de una escritura pública o se revoque o modifique un testamento o un poder especial y el tomo del protocolo del principal se encuentre depositado en el Departamento Archivo Notarial se informarán todos los datos de ambos instrumentos públicos mediante fórmula electrónica establecida al efecto, con el fin de consignar lo estipulado en el artículo 97 del Código Notarial.

—Aplicación de otras disposiciones: En lo no regulado en este capítulo se aplicarán las disposiciones del capítulo II del presente Reglamento.

Para la presentación de índices vía Internet, el usuario deberá optar por acceder al sistema INDEX mediante firma digital.

—Derogatoria: Deróguese el Decreto Ejecutivo Nº 33398-C del 26 de junio de 2006, denominado Reglamento para la Presentación de Índices, y el Decreto Ejecutivo N° 36246-C de 17 de agosto de 2010.

—Vigencia: El presente Reglamento rige un mes después de su publicación. Dado en la Presidencia de la República.—San José, a los diez días del mes de abril del dos mil trece.