Reglamento para el uso de formularios y expedición de documentos electrónicos en sede notarial para la inscripción en el Registro Nacional

Objeto. El presente reglamento tiene por objeto delimitar los procedimientos y condiciones que debe seguir el notario público en la tramitación de formularios y en la emisión de documentos electrónicos adjuntos a ellos, para su inscripción en el Registro Nacional.

Emisión de documentos notariales electrónicos. Está autorizado para emitir y utilizar los mecanismos electrónicos el notario que se encuentre al día en todos sus deberes funcionales, lo cual podrá ser constatado en el Registro Nacional de Notarios. Los notarios inhabilitados podrán utilizar las plataformas electrónicas, cuando éstas sean el único medio para la recepción de documentos notariales, solamente para la presentación e inscripción de los documentos autorizados o expedidos en el periodo en que se encontraban habilitados para el ejercicio de la función notarial o cuando su actuación esté cubierta por la excepción contemplada por el artículo 126 inciso b) del Código Notarial.

Utilización de formularios y testimonios electrónicos. El uso del formulario electrónico es opcional, no obstante en todos los casos en el que los notarios opten por su utilización, deberán presentar adjunto el testimonio electrónico.

Documento notarial electrónico. Los notarios públicos que presenten documentos electrónicos al Registro Nacional, deberán utilizar firma digital certificada, conforme a lo estipulado en los artículos 8 y 9 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley N.° 8454 del 30 de agosto del 2005 y su Reglamento. Cada documento notarial que se emita en soporte electrónico, tales como testimonio de escritura pública o razón notarial, deberá confeccionarse de conformidad con la Ley 8454, su reglamento y las disposiciones administrativas que al efecto emita el órgano rector correspondiente, utilizando los programas de ofimática necesarios, y exportarse en documentos de formato portable (PDF por sus siglas en inglés), los cuales deberán estar firmados digitalmente por el funcionario con firma digital certificada.

Del contenido del documento notarial electrónico. Las actuaciones notariales que reproducen el contenido protocolar para efectos registrales tales como testimonios de escritura, así como las razones notariales requeridas y que se plasmen en soporte electrónico deben respetar la estructura establecida en el artículo 114 y siguientes del Código Notarial. El notario será responsable y dirá expresamente, que los datos extractados de la matriz e incorporados en el formulario, son fieles al original y al documento electrónico adjunto.

Rige. Las disposiciones de este reglamento rigen a partir del quinto día natural posterior a su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.